учёт доставки без тетради: отчёты собираются сами

Сервис доставки роллов вёл заказы и деньги в бумажной тетради. Теперь отчёт по заказам собирается сам, а финансовые операции уходят в учёт из таблицы — неделя ручного переноса в конце месяца больше не нужна.

как было

Каждый поступивший заказ переписывали в тетрадь. Если запись пропускали, заказ потом искали в iiko и дописывали. Ежедневные расходы и поступления тоже писали в тетрадь, а в конце месяца переносили в учётную систему Adesk — из-за накопившегося объёма это занимало до недели.

что изменилось

Заказы из iiko сами попадают в Google Таблицу и складываются в дневной и месячный отчёт. Финансовые операции сотрудник вносит в таблицу сразу, а в учёт они отправляются одной кнопкой после проверки.

1. 1

   Заказы собираются сами

   Отчёт за день и за месяц обновляется автоматически: итоговые суммы, разбивка по способам и источникам оплаты.

2. 2

   Сотрудник вносит операцию в таблицу

   Тип операции, дата, сумма, статья и, если нужно, контрагент — одна строка вместо записи в тетрадь.

3. 3

   Проверка и отправка в учёт

   Таблица проверяет заполнение, и операция уходит в Adesk. Копить записи до конца месяца больше не нужно.

что получил бизнес

• Неделя ручного переноса в конце месяца больше не нужна: операции попадают в учёт в тот же день.
• Владелец видит выручку за день и разбивку по оплатам, не листая тетрадь.
• Заказ больше не теряется из отчёта из-за пропущенной записи — данные берутся прямо из iiko.

Отчёт перед запуском сверили с исходными заказами по одному: проверили предзаказы, даты и повторные обновления, чтобы суммы в таблице совпадали с кассой.